El Ayuntamiento investiga el arrojo de documentación administrativa a la basura.El alcalde Marco Aurelio Pérez ordena la apertura de un expediente informativo para esclarecer los motivos y el alcance y contenido de la documentación.
El alcalde de San Bartolomé de Tirajana, Marco Aurelio Pérez Sánchez, ha ordenado este jueves la apertura inmediata de un expediente informativo encaminado al esclarecimiento del arrojo de documentación supuestamente oficial con membrete del Consistorio en el autocompactador de basuras de la Plaza Timanfaya, próximo al Centro de Estancias Diurnas.
Con la instrucción de dicho expediente de información reservada encaminado a la depuración de responsabilidades, el Ayuntamiento quiere verificar la objetividad y certeza del vertido; conocer el contenido y alcance de dicha documentación, el departamento y personal administrativo que la tramitó y los motivos o circunstancias que condujeron a su retirada y posterior arrojo al autocompactador, sin cumplir con la normativa de obligado cumplimiento que esta administración pública tiene establecida al efecto.
La apertura del expediente reservado ha sido ordenado por el alcalde para velar por el cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal, que establece la creación, modificación o supresión de los ficheros de las administraciones públicas; la Ordenanza Municipal de Creación y Supresión de Ficheros, en vigor desde el 22 de marzo de 2014 y el Reglamento con el que opera el Archivo Público Municipal e Histórico de San Bartolomé de Tirajana.Este ayuntamiento tiene establecido un protocolo oficial de obligado cumplimiento para la eliminación de documentos caducados o innecesarios y carentes de valor jurídico y, sobre todo, sin ningún valor histórico. Cualquier documento que deba ser destruido con esas premisas requiere obligatoriamente su sometimiento y aprobación por parte del pleno de la Corporación.
El primer y último expurgo y eliminación documental la realizó el Ayuntamiento a solicitud del Archivo Histórico Municipal a finales del pasado mes de noviembre. Lo ejecutó la empresa especializada Destruar, contratada al efecto. Se llevó a cabo junto a las Oficinas Municipales, en un furgón equipado, en presencia de técnicos del Archivo y con certificado final sobre la documentación destruida.Valor documental
El Ayuntamiento también prohíbe la salida al exterior de las Oficinas Municipales de cualquier documentación que se oficialice a solicitud o instancia de los administrados, y debe ser custodiado por los trabajadores municipales encargado de su tramitación hasta la resolución final del mismo y su pase definitivo al Archivo Municipal o a su expurgo y destrucción por una empresa especializada, como se hizo en noviembre. Los expurgos y destrucción de la documentación descatalogada se realizan periódicamente en función de las necesidades, y siempre siguiendo el protocolo de seguridad y protección de datos.
En cualquier caso, los expurgos y la destrucción definitiva de la documentación innecesaria o desfasada y sin valor jurídico o histórico que se tramita en el Ayuntamiento requiere necesariamente de informes previos por parte de los jefes del servicio administrativo que la tramitó y del Archivo, y de su aprobación plenaria.
La designación del valor jurídico o histórico de los documentos pertenecientes a cualquier expediente concluido y cerrado se lleva a cabo a través de un informe de la jefatura del servicio municipal donde se tramita, contrastado asimismo con otro informe valorativo que realizan los técnicos del Archivo sobre la pertinencia o no de su catalogación o descatalogación en función de su carácter patrimonial histórico.
Cualquier documento público pierde vigencia administrativa a cabo de 5 años, pero se mantiene activo durante otro plazo de 15 a 20 años atendiendo a su operatividad jurídica o judicial, tras lo cual pasa al Archivo Público Municipal, que opera con un Reglamento para la tramitación documental y su protección documental, en vigor desde marzo del año 2006.
En el artículo 6 de dicho Reglamento se dicta que el expurgo o eliminación y destrucción documental certificada sólo se realiza con aquellos documentos que ofrecen un “valor vacío” por carecer siquiera en potencia de valor para fines administrativos o fines de investigación.
También la Ordenanza Municipal de Creación y Supresión de Ficheros, en vigor desde el 22 de marzo de 2014, recoge en su artículo séptimo la obligación que tienen los responsables de los ficheros y de todos los que intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos personales existentes en los mismos, de custodiarlos y guardar el secreto profesional. Esas obligaciones persisten aún después de finalizar sus relaciones con el titular o responsable del fichero, hasta su supresión definitiva por caducidad y la creación de un nuevo fichero.